Dit artikel is onderdeel van de themareeks BI & Techniek, bedoeld om de meer technische aspecten van BI voor het voetlicht te krijgen. Het is geschreven voor project-managers en ontwikkelaars binnen de BI, die zich afvragen hoe agile zich in de BI-praktijk staande houdt.
Binnen de Business Intelligence wereld, gaan we met onze data vaak door een aantal logistieke lagen heen. Echter als we in een sprint maar één laag opleveren, dan leveren we (vaak) helaas nog niet iets op dat van directe waarde is voor de eindgebruiker. De concepten Definition of Done en Definition of Ready helpen bij het definiëren en opleveren van iets van waarde, maar roepen in de praktijk regelmatig vragen op. Definition of Done (D.o.D.) is één van de belangrijkste zaken in Scrum, terwijl het tegelijkertijd ook erg onderschat en onderbelicht wordt. Voor Scrum teams is Definition of Ready (D.o.R.) juist een duidelijk concept, maar roept vragen op bij de Product Owner of organisatie.
In dit blog komen beide concepten aan bod.
Wat is de Definition of Done?
In de samenwerking tussen devteams, product owners en stakeholders is transparantie essentieel. Als de verwerking van een wens in sprints steeds tot een ander resultaat leidt dan verwacht werd, kan dat erg verwarrend zijn voor alle betrokkenen. Daarom is D.o.D. in het leven geroepen: om de transparantie te bevorderen.
D.o.D. in de praktijk
Verrassingen en verwarring kun je met D.o.D. beperken. Als je van te voren afspreekt tot welk punt de software gereed gemaakt moet worden blijft het team gefocust. Iedere sprint komt steeds tot hetzelfde punt en dit verkleint in- en externe afhankelijkheid. Hierdoor kan het team sneller releasen en wordt het gedwongen écht wat op te leveren. Kortere feedbackloops en inplannen op basis van de meest actuele informatie beperkt het soms zo complexe versiebeheer.
Strak inrichten en hanteren
Essentieel bij het werken met een D.o.D. is dat deze strak wordt ingericht en gehanteerd. Zoals bij elke regel is naleving noodzakelijk om de regel te doen gelden. Er zijn meerdere gevolgen mogelijk als je de D.o.D. niet precies naleeft. Er kan bijvoorbeeld een verkeerde beeldvorming bij de betrokken partijen ontstaan. Het team kan focus verliezen, mensen zijn nu eenmaal geen goede multi-taskers. Voor ons brein is het prettig om iets helemaal af te maken zodat we het kunnen afsluiten en aan iets geheel nieuws kunnen beginnen. Het is de vraag of sprints - zonder een afgesproken en strak gehanteerde D.o.D. - überhaupt iets van waarde kunnen opleveren zonder dat het resultaat afwijkt van wat aanvankelijk de bedoeling was. In hoeverre het mogelijk is de software te leveren zoals gewenst en zonder open eindjes (klaar is echt klaar) is afhankelijk van meerdere factoren. Denk aan de organisatie en complexiteit, maar ook aan het team.
Wat is de Definition of Ready?
Het mag duidelijk zijn dat we met de D.o.D. het ideale geval willen bereiken van keer op keer hetzelfde eind. Het begin kan per Business Intelligence wens erg verschillen. Soms zijn er voor het verwezenlijken van wensen externe personen of bronnen nodig. Voor andere wensen kan het team helemaal zelfstandig werken. De D.o.R. ontstaat bij het vastleggen van de voorwaarden van de wens. De D.o.R. houdt de voorwaarden in die het team stelt. Op die voorwaarden durft het team het aan om de wens met een commitment in een sprint op te nemen.
Tussen routine en improvisatie
Scrum gedijt het beste ergens tussen extreme improvisatie en extreme routine. Extreme improvisatie kan er toe leiden dat geen enkele sprint gehaald wordt. In een wereld van extreme routine zal de overhead veroorzaakt door Scrum waarschijnlijk te weinig opleveren. Als we binnen het spectrum van improvisatie en routine meer richting routine verschuiven verwachten we van teams dat ze steeds voorspelbaarder worden en dat ze het liefst praktisch een commitment aan een sprint af zullen geven. We willen dat teams risico’s indammen.
Beter voorspelbaar met D.o.R.
Als teams voorspelbaarder moeten worden is het zaak om risico’s meer en meer weg te nemen. Een team kan dit realiseren door afspraken te maken en processen te verbeteren, maar als dit niet lukt zal het team zelf eisen en voorwaarden gaan stellen aan een Business Intelligence wens. De Definition of Ready helpt hierbij.
Download e-book Definitions of Ready & Done
In het e-book ‘Definitions of Ready & Done - lessen uit de dagelijkse praktijk van Agile BI’ komt meer over de achtergrond, het hoe en waarom en hoe je D.o.D. en D.o.R. op de juiste manier inzet aan bod. Download het hieronder:
