“Signalen die wijzen op de noodzaak van een volgende stap voor jouw BI-omgeving”.
Deze blog is onderdeel van de themareeks ‘Management & BI’ . De themareeks is bedoeld voor managers die wat meer willen weten over Business Intelligence, maar dan alleen de essentie in begrijpelijke taal en zonder alle technische termen en hypes.
Veel bedrijven werken met rapportages vanuit hun primaire productiesystemen aangevuld met MS/Excel-rapporten gemaakt door vertrouwde ‘super-users’. Wat zijn de signalen waaruit blijkt dat deze oplossing te kort gaat schieten? En wat dan?
Schets van de huidige BI-oplossing
Alle bedrijven hebben operationele bedrijfssystemen. Denk aan het boekhoudpakket, een CRM-applicatie, het voorraadbeheersysteem, het contracten- en orderregistratiesysteem, enzovoort. On premise of in de cloud. Dit soort applicaties kennen in vrijwel alle gevallen een eigen managementrapportage. Meestal is dat een standaard set van vrij statische rapporten, gelimiteerd tot één operationeel systeem. Omdat het veelal een aangeschaft standaard ‘off-the-shelf’ systeem betreft, is de rapportage standaard. Dat maakt aanpassing aan en snelle levering van rapporten op maat erg lastig.
Om deze standaard applicatierapportage toch wat beter naar jouw specifieke informatiebehoefte in te richten en om managementrapportages over meerdere systemen heen te kunnen verkrijgen, laat je waarschijnlijk vrijwel altijd aanvullende managementinformatie opstellen in MS/Excel. Ieder bedrijf kent wel de Excel-goeroes die helemaal ‘los’ zijn op de tool en met allerlei draaitabellen de mooiste rapporten en grafieken maken op hun eigen PC.
Waar gaat het mis?
De belangrijkste indicatoren dat er iets mis gaat bij deze aanpak zijn:
- Een dalend vertrouwen in de correctheid van cijfers uit de spreadsheets;
- Nieuwe managementinformatie maken met MS/Excel neemt steeds meer tijd in beslag;
- De managementrapporten verschillen onderling steeds meer, waardoor je niet meer zeker weet welk cijfer nu het juiste is;
- Je loopt langzamerhand tegen de beperkingen van de analytische mogelijkheden in MS/Excel aan.
Waar komt dit door?
In MS/Excel gaat het om individuele, losse spreadsheets of desktop databases met hun eigen set van data, metrics en logica met eigen business-regels. Die regels zijn niet opgelijnd met de rest van de organisatie en hebben geen of weinig correlatie onderling of met andere rapportagesystemen. Elke MS/Excel-goeroe (power-user) gebruikt zijn eigen set brondata, die mettertijd steeds meer fragmenteert en conflicterende invalshoeken op bedrijfsinformatie gaat geven. Dit verergert vaak doordat elke MS/Excel-ontwikkelaar zijn eigen definities gebruikt van de bedrijfsgegevens (wat is een klant, welke orders horen bij een dag, wanneer wordt omzet geboekt) en zijn eigen logica gebruikt bij het maken van de informatie uit die data.
Excel geeft de individuele gebruiker wel rapportagemogelijkheden, maar de spreadsheets worden met toenemende informatievragen steeds complexer. Dit werkt een grotere kans op fouten in de hand die bovendien moeilijk te vinden zijn. Het gebruik van meer dan één databron is vaak ook slechts heel beperkt mogelijk.
Groeiende behoefte aan managementinformatie
Terwijl het bedrijf groeit, neemt de hoeveelheid bedrijfsdata toe en stijgt de behoefte aan adequate managementinformatie. Dat maakt het gebruik van MS/Excel als BI-oplossing steeds lastiger. Spreadsheets geven de eindgebruiker weliswaar een goedkope, zelf te “beheren” oplossing, maar ze ondermijnen een effectief besluitvormingsproces gebaseerd op de strategische bedrijfsdoelen. Ze houden een schoon en consistent beeld op alle gebeurtenissen in de onderneming tegen.
Next Steps
Als je de genoemde indicatoren herkent, kun je overwegen managementinformatie op een andere manier inzichtelijk te maken. De meest gevolgde weg hierin is het uitzoeken van een selfservice front-end BI-tool, zoals Tableau, Qlikview en MicroStrategy. Een dergelijk tool kent meer analytische mogelijkheden, geeft veel meer inzicht in de brondata, kan meer bronnen tegelijk aan en de ontwikkeling van rapporten en dashboards is veel makkelijker. Bij deze aanpak, krijgen de informatiewerkers (meestal de MS/Excel-goeroes) een geavanceerd BI-tool op hun eigen werkplek. De leercurve van de tool varieert, maar is bij de meeste selfservice tools wel vrij steil waardoor met voldoende inzet de power-users weer snel tevreden aan de gang kunnen gaan.
Deze oplossing levert in ieder geval meer analytische mogelijkheden op en kan makkelijker met brondata uit bijvoorbeeld twee of drie systemen omgaan. Of een geavanceerd selfservice front-end BI-tool ook voor jou de beste oplossing is bij een uit de hand gelopen MS/Excel situatie, is vooral afhankelijk van de behoefte die je hebt aan managementinformatie. Het is in ieder geval een goede stap bij het volwassen worden in het gebruik van Business Intelligence en in het begrijpen en gebruiken van je eigen bedrijfsgegevens. Maar ook deze oplossing kent een beperkte levensduur, meestal zo’n drie tot vier jaar. Daarover vertel ik in de volgende blog in deze reeks.
Als je een keer wilt kijken welk soort BI-omgeving het beste bij jouw situatie en requirements past, gebruik dan onze gratis BI-IntroScan. Deze is direct online te gebruiken en genereert meteen een indicatie over welke BI-omgeving het best bij jou past. Vergeet niet om de user guide voor de BI-IntroScan te downloaden. Daarin vind je wat onze BI-IntroScan voor je kan betekenen, welke resultaten je kunt verwachten en een toelichting op het gebruik van de resultaten.
