“Signalen die wijzen op de noodzaak van een volgende stap voor jouw BI-omgeving”.
Deze blog is onderdeel van de themareeks ‘Management & BI’. De themareeks is bedoeld voor managers die wat meer willen weten over Business Intelligence, maar dan alleen de essentie in begrijpelijke taal en zonder alle technische termen en hypes.
Je hebt MS/Excel ingeruild voor moderne front-end BI-tools, zoals QlikView, Tableau en MicroStrategy. De power-users binnen jouw organisatie hebben nu de beschikking over een geavanceerd tool, waarmee ze veel makkelijker brondata kunnen structureren en dashboards kunnen maken. Maar ook het gebruik van deze tools zonder verdere BI-componenten kent een einde. Wat zijn de signalen waaruit blijkt dat deze oplossing te kort gaat schieten? Wat doe je dan?
Schets van de huidige BI-oplossing
Je gebruikt off-the-shelf bedrijfssystemen voor je boekhouding, CRM, voorraadbeheer en facturatie. Vanuit die applicaties worden standaard rapportages geleverd. Daar waar deze rapportages tekortschieten gebruik je moderne front-end BI-tools, a la Tableau. Voor de managementinformatie ben je afhankelijk van je informatiewerkers, de heroes die deze selfservice tools van voor tot achter kennen. Deze power-users hebben de front-end BI-tool op hun PC geïnstalleerd en voorzien jou van mooi vormgegeven dashboards. Als voeding voor hun BI-tool gebruiken de power-users brondata vanuit de bedrijfsapplicaties, meestal in de vorm van periodieke CSV-files.
Voorbeelden van front-end BI-tools zijn Business Objects en Cognos als representanten van de klassieke rapportage tools en Tableau en QlikView als de moderne selfservice dashboarding tools. Er zijn ook front-end BI-tools die er meer tussenin zitten, denk aan MicroStrategy.
Wat zijn BI-tools precies?
Even over de front-end BI-tools. Er is binnen de BI-wereld een weinig uitgesproken verwarring rond de term ‘BI-tool’. Een complete BI-omgeving bestaat grofweg uit 3 grote delen:
- een data logistieke component (in de vorm van een ETL-tool of Data-integratie tool);
- een data warehouse;
- en een rapport/dashboard-component (BI-tool).
Vroeger werd met de term ‘BI-tool’ altijd de rapport/dashboard tool bedoeld. Tegenwoordig worden vaak alle tools in een BI-omgeving ‘BI-tools’ genoemd. Om aan deze semantische verwarring te ontkomen, gebruik ik daarom de term ‘front-end BI-tool’ als ik het heb over de rapport/dashboard-component.
Waar gaat het mis?
De belangrijkste indicatoren dat er iets mis gaat bij deze aanpak zijn:
- De cijfers verschillen steeds meer tussen de diverse dashboards, hierdoor weet je niet meer zeker welk dashboard de juiste cijfers geeft;
- Je vertrouwen in de correctheid van cijfers op de dashboards daalt;
- Het maken van nieuwe managementinformatie ging eerst lekker vlot, maar neemt weer steeds meer tijd in beslag;
- Naarmate het aantal dashboards toeneemt, stijgt de verwarring over welke de laatste versie van een dashboard is.
Waar komt dit door?
Elke power-user heeft zijn eigen BI-tool client. Hij maakt daarop de dashboards die van hem gevraagd worden met behulp van brondata in zijn eigen beheer (meestal files, soms een desktop database). Om tot dashboards te komen past hij zijn eigen set van business rules toe, waarmee hij de data kan opschonen, interpreteren en combineren. Hij maakt dus net als bij MS/Excel zijn eigen set van data, metrics en logica. Wat dat betreft ben je niet veel verder opgeschoten dan bij de situatie met MS/Excel, even daargelaten dat de regels en data wel een stuk inzichtelijker zijn gemaakt. De logica die de power-user toepast is echter nog steeds individueel en dus niet opgelijnd met de rest van de organisatie. Daardoor is er geen of weinig correlatie tussen de BI-tool clients onderling. De data kent nog steeds definities per power-user en wordt op verschillende manieren gecombineerd tot managementinformatie. Vandaar het grote risico op cijfers die verschillen tussen de power-users.
De moderne BI-tools helpen om meer inzicht te krijgen in de data en maken het samenstellen van grafieken en dashboards makkelijker. Maar zij vormen geen structurele oplossing voor consistentie in de managementinformatie. De verwarring over de juistheid van de cijfers is onvermijdelijk omdat elke power-user zijn eigen logica gebruikt.
De moderne front-end BI-tools nodigen uit tot meer en meer uiteenlopende en geavanceerdere dashboards, die gebruik maken van steeds meer soorten brondata. De complexiteit van de benodigde logica in de tool om het dashboard samen te stellen neemt hierdoor toe. Een kleine aanpassing levert veelal een nieuwe versie van het dashboard. In de meeste gevallen ontstaat een wildgroei aan versies van rapporten en dashboard. Dat is vooral lastig omdat de front-end BI-tools in vrijwel alle gevallen geen of onvoldoende versiebeheer bieden. Slimme naamgeving en handig directory-gebruik zijn broodnodig, maar bieden slechts beperkt soelaas.
Next Steps
Binnen de moderne front-end BI-tools bestaat meestal de mogelijkheid om een ‘server’-component aan te schaffen. Op deze server-component kunnen centraal de rapporten en dashboards worden opgeslagen, die dan benaderbaar zijn vanuit de front-end BI-tool clients op de PC’s van alle power-users. Hierdoor wordt de gebruikte logica in de rapporten en dashboards gemeenschappelijk over power-users heen en dat werkt hergebruik en consistentie in de hand. De power-users kunnen als het ware in elkaars werk kijken om te zien of en hoe zij een bepaald probleem hebben aangepakt.
Afhankelijk van jouw behoefte aan managementinformatie kan blijken dat het gebruik van een server-component in jouw front-end BI-tool voldoende is om de consistentie van de managementinformatie te verbeteren. In ieder geval is het weer een goede stap bij het volwassen worden in het gebruik van Business Intelligence. Maar ook deze oplossing kent een beperkte levensduur, meestal zo’n twee jaar. Hoe meer je gebruikt maakt van Business Intelligence, des te meer nemen problemen rond performance, het combineren van databronnen en de onzekerheid over de cijfers toe. Daarover vertel ik in de volgende blog in deze reeks.
Welke BI-omgeving past bij jouw organisatie?
Als je een keer wilt kijken welk soort BI-omgeving het beste bij jouw situatie en requirements past, gebruik dan onze gratis BI-IntroScan. Deze kun je direct online starten en genereert meteen een indicatie over welke BI-omgeving het best bij jou past. Vergeet niet om de user guide voor de BI-IntroScan te downloaden. Daarin vind je wat onze BI-IntroScan voor je kan betekenen, welke resultaten je kunt verwachten en een toelichting op het gebruik van die resultaten.
